หลายๆ ท่านที่กำลังมองหาโปรแกรมที่ต้องเป็นการ Customized เพื่อคุณโดยเฉพาะ อาจจะกำลังสงสัยว่า เวลาที่นัดเซลล์เข้ามาคุย หรือถ้ามีโอกาสได้คุยกับบริษัทรับเขียนโปรแกรม จะต้องเตรียมตัวอย่างไร หรือต้องมีข้อมูลอะไรให้บ้าง หรือต้องรู้เรื่อง Coding ไหม วันนี้ทีมงาน Softnova ขอสรุปมาให้ ไปดูกันเลย

1. ความต้องการและปัญหาที่เจออยู่

จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดไม่ใช่รายการฟีเจอร์ แต่คือปัญหาที่อยากแก้ ลองเล่าให้ทีมพัฒนาฟังว่าตอนนี้งานส่วนไหนเสียเวลา ผิดพลาดบ่อย หรือต้องทำซ้ำๆ แล้วอยากให้ระบบใหม่ช่วยเรื่องอะไร

ตัวอย่างคำถามที่ควรตอบได้ :

  • ตอนนี้ปัญหาหลักคืออะไร และเกิดกับใครบ้าง
  • ถ้ามีระบบแล้ว อยากให้ผลลัพธ์เปลี่ยนไปอย่างไร เช่น ทำงานเร็วขึ้น ข้อมูลไม่หาย หรือดูรายงานได้ทันที
  • อะไรคือสิ่งที่ "ต้องมี" และอะไรคือสิ่งที่ "มีก็ดี"

2. ขั้นตอนการทำงานในปัจจุบัน

เล่าวิธีทำงานที่ใช้อยู่ตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น รับออเดอร์อย่างไร ส่งต่อให้ใคร อนุมัติที่ไหน และสรุปผลอย่างไร ไม่ต้องเขียนเป็นเอกสารสวยงาม แค่ลำดับขั้นตอนคร่าวๆ หรือวาดเป็นภาพก็ช่วยให้ทีมพัฒนาเห็นภาพรวมและออกแบบระบบให้เข้ากับการทำงานจริงได้

3. ตัวอย่างงานและข้อมูลที่ใช้อยู่

รวบรวมสิ่งที่ใช้ทำงานอยู่ทุกวันมาให้ทีมพัฒนาดู เพราะสิ่งเหล่านี้บอกรายละเอียดได้มากกว่าการอธิบายด้วยคำพูด

  • ไฟล์ Excel หรือ Google Sheet ที่ใช้บันทึกข้อมูล
  • แบบฟอร์ม ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ หรือเอกสารที่ต้องพิมพ์ออกมา
  • รายงานที่ผู้บริหารต้องดูเป็นประจำ
  • โปรแกรมหรือเว็บไซต์ที่ใช้อยู่ และสิ่งที่ชอบหรือไม่ชอบในโปรแกรมนั้น

4. ผู้ใช้งานระบบ

ระบุว่าใครจะเป็นคนใช้ระบบ มีกี่คน แต่ละกลุ่มทำอะไรได้บ้าง เช่น พนักงานหน้าร้านบันทึกข้อมูล ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ ผู้จัดการอนุมัติ และใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรือมือถือเป็นหลัก ข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมออกแบบสิทธิ์การใช้งานและหน้าจอได้เหมาะสม

5. งบประมาณและกรอบเวลา

ถ้ามีงบประมาณในใจหรือวันที่ต้องใช้งานจริง ให้บอกตั้งแต่แรก ทีมพัฒนาจะเสนอขอบเขตงานที่เป็นไปได้ภายใต้เงื่อนไขนั้น เช่น แบ่งทำเป็นเฟส เริ่มจากส่วนที่สำคัญที่สุดก่อน แล้วค่อยต่อยอดในภายหลัง

6. ข้อจำกัดและระบบเดิมที่ต้องเชื่อมต่อ

บอกเงื่อนไขที่ต้องคำนึงถึง เช่น ต้องเชื่อมกับโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ ต้องย้ายข้อมูลเก่าเข้าระบบใหม่ มีข้อกำหนดเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล หรือต้องรองรับหลายสาขา เรื่องเหล่านี้มีผลต่อการออกแบบและระยะเวลาพัฒนา ยิ่งรู้เร็วยิ่งวางแผนได้แม่นยำ

7. ต้องรู้เรื่อง Coding ไหม?

ไม่จำเป็นเลย หน้าที่ของคุณคือเข้าใจธุรกิจและปัญหาของตัวเอง ส่วนการเลือกเทคโนโลยีและวิธีเขียนโปรแกรมเป็นหน้าที่ของทีมพัฒนา ทีมที่ดีจะถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจงานของคุณ อธิบายทางเลือกด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย และช่วยแนะนำสิ่งที่เหมาะกับงบประมาณและเป้าหมาย

สรุป

ก่อนคุยกับบริษัทรับเขียนโปรแกรม ให้เตรียมความต้องการและปัญหาที่เจอ ขั้นตอนการทำงาน ตัวอย่างเอกสารหรือข้อมูลที่ใช้อยู่ ผู้ใช้งาน งบประมาณ กรอบเวลา และข้อจำกัดต่างๆ ไม่ต้องครบสมบูรณ์ตั้งแต่ครั้งแรก เพราะการพูดคุยกับทีมพัฒนาจะช่วยเติมส่วนที่ขาดให้ชัดเจนขึ้นเอง สิ่งสำคัญคือโจทย์ทางธุรกิจที่ชัดเจน ซึ่งเป็นจุดตั้งต้นของระบบที่ตอบโจทย์จริง